La flexibilité, la réduction des coûts et l’adaptabilité ont contribué à persuader les sociétés de s’intéresser encore plus à l’achat de prestations intellectuelles. En fait, c’est un type de contrat qui permet d’effectuer un tarif adapté aux entreprises, car l’engagement d’un professionnel est limité autrefois. De plus, la souplesse dans les modalités de prestation du service est plus adaptée à un environnement économique en constante évolution. En raison de leur augmentation constante au cours des dernières années, les achats de propriété intellectuelle constituent une bonne illustration de cette tendance croissante à l’externalisation. Les risques juridiques liés à l’achat de la propriété intellectuelle ne doivent pas être négligés. C’est ainsi qu’il faut avoir une bonne stratégie.
Achat de prestations intellectuelles : c’est quoi et comment fonctionnent-elles ?
Une prestation intellectuelle est par définition immatérielle et sollicite un haut niveau d’expérience et connaissances dans un domaine particulier. Le prestataire offre donc à l’entreprise acheteuse un service hautement qualifié. Ce service est généralement matérialisé par la création de produits livrables par le prestataire. Les fonctions prescriptives dans une organisation impliquent des investissements financiers dans le travail intellectuel. Il s’agit en effet d’une famille d’achats que vous pouvez retrouver dans de nombreux départements différents. Les fonctions prescriptives peuvent inclure : le marketing, les ressources humaines, la communication, les finances, la production, la DSI, la qualité, la direction générale et le bureau d’étude. Les différentes sortes de prestations intellectuelles s’expriment par des besoins variés, tels que ceux de conseil, de recrutement, de formation, de coaching, d’audit, de conseil juridique, de cabinets d’avocats. Il y a aussi les entrepreneurs indépendants, l’ingénierie, les services informatiques, la certification, l’infogérance, la veille, etc. Ainsi, avec ventoris.io, vous pouvez trouver le partenaire idéal pour la gestion des achats de prestations intellectuelles. Vous pouvez simplifier et sécuriser les relations commerciales avec les contractants. Veuillez visiter le site ventoris.io pour avoir plus d’informations.
Analyser et identifier les besoins de votre entreprise, sélectionner les prestataires
Pour se faire, vous devez bien comprendre la stratégie d’achat du service qui correspond avec le directeur des achats ou les responsables des achats du groupe de l’entreprise. Examiner ensuite la structure organisationnelle, la culture du service, l’historique de la prestation de services. Vous devez analyser aussi les enjeux stratégiques et les personnalités qui composent le service afin de mieux comprendre les besoins et les modes opératoires des directions professionnelles de l’entreprise. Vous devez maintenir une veille économique sur les affaires pour suivre les évolutions. Établir une fiche de charge claire et fonctionnelle avec les directions professionnelles de l’entreprise en fonction des nombreux besoins identifiés. De plus, recenser tous les fournisseurs actifs sur le marché et capables de donner un retour sur un cahier des charges spécifié (sourcing). Évaluer ces fournisseurs selon le cahier des charges établi avec la Direction de la Profession : type de travail effectué, taille du fournisseur, références clients, stabilité financière, aptitude à comprendre les besoins de l’organisation. Organiser ensuite des offres ou des consultations pour choisir le meilleur prestataire. Et enfin, examinez les coûts et les possibilités de réduction des prix. Bien sûr, ventoris.io vous aide à gagner du temps dans les diverses procédures administratives et juridiques, ainsi que dans le sourcing et la recherche de nouveaux projets. Vous permettant ainsi de vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Contractualisation d’une prestation
Expliquer au prestataire tous les aspects du mode d’intervention offert, notamment les éventuelles obligations de résultats ou de moyens, la durée de l’engagement, la mise en œuvre des moyens par le prestataire. Vous devez éclaircir aussi le mode d’interaction entre le prestataire et son employeur (par exemple la fréquence des comptes rendus), la valeur ajoutée définitive pour l’employeur du prestataire. Négocier les points critiques suivants pour l’entreprise ou la direction concernée de la profession : les délais de paiement, le montant de la prestation, les garanties. De plus vous devez discuter ensemble aussi sur la négociation d’un contrat de portage, la définition d’une propriété intellectuelle associée à la prestation, les modalités de résilience du contrat (pour le non-respect de certains termes du contrat par le prestataire ou l’entreprise). Enfin, vérifier la bonne formalisation contractuelle du service auprès du service juridique de l’entreprise. En fait ventoris.io a créé des systèmes personnalisés afin de gérer les achats de propriété intellectuelle tout en aidant les entreprises et les entrepreneurs indépendants à atteindre leurs cibles et à se développer ensemble.
Faites un contrôle et suivi de la prestation
Pour y arriver, vous devez mettre en place des ressources nécessaires telles que des ordinateurs, des espaces de réunion, des canaux de communication afin de préparer l’intégration et l’intervention du prestataire. Ensuite, établir des lignes directrices pour le suivi des progrès par le biais de rapports réguliers échangés entre le prestataire et l’entreprise. Évaluer le degré de satisfaction de la direction professionnelle par rapport à la performance (en établissant des grilles d’évaluation et des tableaux de bord). Mettre en évidence les points à améliorer et la satisfaction du client avec les prestataires de services, ainsi que la médiation de tout litige juridique potentiel résultant de la violation de certaines obligations contractuelles par un prestataire ou par l’entreprise. Assurer la transmission de l’information aux directions professionnelles et des achats de l’entreprise. Chez ventoris.io, vous n’êtes pas seulement un profil ou un numéro ! Les équipes de gestionnaires de comptes sont disponibles pour vous parler par téléphone, par vidéoconférence ou par courriel, car ils veulent vous fournir des solutions pratiques, efficaces et flexibles.